Ya sea que tu título oficial sea recepcionista administrativa, asistente de oficina, administrador de oficina o asistente virtual, desempeñas un papel fundamental.
Aprende cómo ser un buen recepcionista, incluidas las cualidades que te convierten en un recepcionista estelar, oportunidades de aprendizaje para administradores de oficina y consejos y trucos del oficio de recepcionista.
Te encuentras en el corazón de un negocio, manteniendo todas las funciones activas y, a menudo, también eres el primer punto de contacto con los clientes y visitantes de la oficina.
Tu función requiere versatilidad, adaptabilidad, organización y una larga lista de habilidades interpersonales, administrativas y técnicas.
Utiliza nuestros consejos y recursos para repasar tus habilidades de oficina y avanzar en tu carrera en administración.
Indice
¿Cuáles son las cualidades de un buen recepcionista?
Los mejores recepcionistas y profesionales administrativos son personas integrales que trabajan duro y pueden adaptarse a las necesidades de una oficina.
En un trabajo que podría cambiar día a día, las personas que trabajan en administración a menudo se mantienen alerta, asumiendo nuevas tareas, aprendiendo nuevo software y adaptándose a lo que pueda traer el día.
Hacen todo esto mientras realizan múltiples tareas con las otras tareas mundanas y repetitivas que son necesarias para mantener una oficina en funcionamiento. Es un acto de malabarismo impresionante que con demasiada frecuencia se da por sentado.
¿Qué habilidades se necesita para ser un buen recepcionista?
- Capacidad para resolver problemas
- Organización
- Compromiso con los visitantes
- Comunicación efectiva
- Buen servicio al Cliente
- Atención a los detalles
- Poseedor de conocimientos en tecnología
- Saber delegar y priorizar
- Adaptabilidad
Las habilidades interpersonales y de comunicación son fundamentales para convertirse en un buen recepcionista, y seguramente necesitará tener algunas habilidades informáticas básicas.
Recuerda que cada oficina y cada rol es diferente, y el hecho de que no tengas estas habilidades en este momento no significa que no puedas tomarte el tiempo para aprenderlas.
Las mejores habilidades de una recepcionista
Veamos las cualidades de un recepcionista y sus habilidades profesionales para conocer mejor este perfil profesional.
5 habilidades básicas para ser recepcionista
Habilidades de comunicación
Quien trabaja en la recepción debe comunicarse personalmente, por teléfono e incluso a través de email con diferentes personas. Por eso existe la necesidad de ser un buen comunicador y, de preferencia, manejar diferentes idiomas. Esto último significará un plus muy importante a la hora de postularse para recepcionista.
Pero comunicarse no implica solo hablar, un buen recepcionista también debe ser capaz de escuchar a sus clientes para darles el mejor servicio posible.
Habilidades administrativas
El trabajo en la recepción incluye también una parte de trabajo administrativo, por lo que el recepcionista debe tener conocimientos básicos sobre ofimática, gestión de una oficina y manejo de los programas específicos que se utilicen.
Habilidades de organización
Este perfil profesional tiene bastante libertad a la hora de gestionar su tiempo de trabajo, por eso es importante que el trabajador sea capaz de organizar las diferentes tareas a las que tiene que atender, de modo que todo esté listo a tiempo.
Habilidades sociales
Hay clientes que tienen una experiencia satisfactoria, pero también hay quien desea quejarse. El recepcionista se encontrará con esta situación en su día a día, por lo que debe saber cómo tratar a cada tipo de persona y cómo reaccionar ante diferentes situaciones, anteponiendo siempre su profesionalidad y no llevándose las cosas al terreno personal.
Habilidad resolutiva
También se requiere que este profesional que sea proactivo y un poco multitarea, de modo que pueda actuar en todo tipo de situaciones.
Además cuantos más reúnas de los siguientes conocimientos, mejor será tu desempeño:
- Sistemas telefónicos
- Habilidades computacionales
- Mecanografía
- Calendarios digitales
- Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Correo electrónico (Outlook, Gmail, etc.)
- Impresión, fotocopias, fax
- Corrección de pruebas
- Gestión de visitantes de la oficina
- Gestión de salas de conferencias
- Certificados de estudios, cursos, etc.
Estudios requeridos
A través de un curso de recepcionista, aprenderás sobre las principales actividades de la recepción, las estrategias para una atención de calidad, las reglas y técnicas básicas.
También, se abordarán cuestiones sobre la importancia del lenguaje no-verbal, las reglas básicas de cortesía, y la atención de quejas y reclamos.
Afortunadamente gracias a la tecnología es posible realizar un curso a distancia de recepcionista, donde desde la comodidad de tu casa y manejando tus horarios de estudio, podrás ampliar tu curriculum y mejorar tu perfil laboral.
¿Necesito un Certificado de Administración de Oficina?
Si necesitas o te beneficiaría una certificación adicional depende de una serie de factores personales. Considera tu experiencia previa, cuánto tiempo has pasado desde la última vez que recibiste capacitación y si hay oportunidades de empleo disponibles.
Los cursos de capacitación administrativa pueden mejorar tu currículum para ayudarlo a sobresalir en un campo lleno de gente. Ayudan a mantener las habilidades administrativas requeridas y a adaptarse a las expectativas actuales de la industria.
Tipos de recepcionista
Dentro de lo que es una recepcionista existen diferentes tipos dependiendo del ambiente laboral en donde se encuentre la misma, entre las cuales encontramos:
- Recepcionista de hotel
- Recepcionista de eventos
- Recepcionista de pequeños negocios:
- Recepcionista clínico
